Dokeos passe à un modèle SaaS et réduit ses coûts d'hébergement de 75 %
À propos de
Dokeos
Les plateformes d’e-learning (LMS: Learning Management Systems) ont le vent en poupe.
Lors de son entrée sur le marché en 1999, Dokeos s’était distinguée grâce à une solution d’e-learning adaptée aux entreprises. Cependant, le format fortement personnalisé était relativement coûteux. Afin de rester compétitive, l'entreprise s’est démarquée sur le marché niche de la formation en matière de conformité pour les industries hautement réglementées.
Le lancement de la nouvelle offre SaaS de Dokeos a été un succès et l'entreprise suit désormais sa roadmap d'améliorations avec l'aide de Belighted.
Le contexte
Le problème
L'arrivée de Dokeos sur le marché pour aider les entreprises à mettre en place des programmes d'e-learning a été bien accueillie. Seule à fournir ce genre de services, l'entreprise a facilement atteint des centaines de clients professionnels. Cependant, chaque nouvelle version personnalisée alourdissait la maintenance du système. Pour chaque bug, l'équipe devait corriger le logiciel de base ainsi que chaque version client personnalisée. Le haut niveau de personnalisation ainsi que l'hébergement sont rapidement devenus trop coûteux.
Les objectifs
Belighted a permis à Dokeos de s’adapter et d’atteindre ses objectifs.
- Simplifier l'offre dans un format SaaS pour une évolutivité sur le long terme
- Améliorer l'expérience utilisateur
- Se démarquer grâce à des rapports intelligents qui s'appuient sur l'expérience dans le secteur
- Réduire considérablement les coûts de maintenance (Dokeos a réduit de 75 % ses coûts d'hébergement)
Ce qu'ils en disent
Les analystes de Belighted ne parlent jamais de logiciel, de programmation ou de graphisme, même en mangeant. Ils se concentrent plutôt sur la perception de l'expérience utilisateur. C'est cette différence qui rend chaque réunion avec Belighted unique. Appelez cela une philosophie. Tout est question de sens : comment les utilisateurs tentent de donner un sens à leur expérience pour atteindre leurs objectifs. À la fin de l'analyse, vous obtenez un logiciel entièrement testé qui permet aux utilisateurs de donner vie à de nouvelles idées.
Les challenges
Innover et trouver une adéquation produit/marché réalisable
Les clients étaient attirés par la possibilité de personnalisation. Mais le travail de titan pour chaque client était encore plus énorme lorsque l'entreprise cherchait à s'agrandir tout en gardant ses coûts de maintenance sous contrôle. Un nouveau concurrent est également apparu. L'équipe Dokeos a alors décidé d'innover, d'améliorer sa solution existante et de se repenser entièrement en tirant parti de sa dizaine d'années d'expérience dans le secteur des plateformes d'apprentissage en ligne. Elle a également vu une occasion de répondre aux besoins des formateurs et des responsables de cours, qui créent le contenu et gèrent les relations, ainsi qu'à ceux des participants. Il était temps de moderniser l'interface pour répondre aux attentes des utilisateurs.
Transformer l'application en un modèle SaaS
Avant sa mise à jour, Dokeos devait installer un nouveau serveur et personnaliser le logiciel pour chaque client. En basculant l'application sur une plateforme SaaS et en fournissant un produit de base simplifié, l'entreprise a pu réduire considérablement ses coûts. Grâce au modèle SaaS, Dokeos a également pu proposer des options de personnalisation que le client active et paie à la demande. Dokeos devait complètement repenser son application existante. Après avoir établi une stratégie, il a fallu créer un prototype du nouveau système lors d'un Design Sprint. Ensuite, nous avons conçu un MVP commercialisable.
La plupart des clients nous contactent pour obtenir de l'aide au sujet du développement de produits. Les clients sont ravis de travailler avec nous car notre équipe leur apporte de la valeur ajoutée. L'équipe de Dokeos envisageait d'engager plus de personnel pour développer en MVP en interne, mais elle s'est rendu compte que Belighted remplissait efficacement plusieurs rôles à la fois : chef de projet, programmeurs front-end et back-end, et designer UX/UI. Notre collaboration a porté ses fruits. Il était logique de poursuivre notre collaboration.
Belighted a aidé Dokeos à standardiser son offre logicielle en une seule base de données afin qu'un programme de base puisse être facilement accessible pour chaque client. Par ailleurs, pour continuer à se démarquer de la concurrence, l'entreprise a développé des options personnalisables pouvant être activées en tant que modules complémentaires et intégrées à une fonctionnalité de reporting. Une offre bien plus complète que les autres sur le marché.
Les résultats
L'équipe Dokeos a continué sa collaboration avec Belighted pour mettre à jour son application. Elle a ainsi bénéficié de notre expérience et a pu tirer des leçons de nos méthodes de développement de produits :
- Approche Lean : donner la priorité aux fonctionnalités qui apportent le plus de valeur.
- Agilité : travailler sur l'amélioration des petites fonctionnalités et obtenir du feedback grâce au testing.
- Efficacité : standardiser un produit et constituer une équipe dont les rôles sont bien définis pour faciliter la prise de décision et la gestion client.
La nouvelle application de Dokeos a été lancée en mars 2018. Elle a été bien accueillie dans les mois qui ont suivi. Les coûts d'hébergement ont immédiatement diminué de 75 %.
Il reste encore beaucoup à faire. Dokeos prévoit de continuer son évolution pour mieux répondre aux attentes de ses clients grâce à une meilleure technologie et à une suite d'outils d'e-learning. Plus de fonctionnalités et d’options de reporting seront disponibles à l'avenir.
About
Learning management systems (LMS) have been around for a while.
When it first entered the market in 1999, Dokeos had initially gained traction with a solution for e-learning tailored for businesses. But the heavily customized format was expensive to maintain. Seeking to remain competitive, the company identified opportunity in a specialized market - compliance training for highly regulated industries.
The new Dokeos SaaS offering launched successfully and the company has a roadmap of improvements it is tackling with Belighted’s help.
The problem / the goal
The problem
When Dokeos broke into the industry helping companies set up e-learning programs, it was well-received.
The company was the only provider of its kind and easily reached hundreds of corporate clients. However, with each new customized release, maintenance became more of a burden. Each time the team fixed a bug, it required fixing the base software as well as each client’s customized version.
The high degree of customization and cost of hosting was becoming prohibitively expensive.
The goals
Belighted helped the company pivot and meet the following goals:
- Simplify its offering into SaaS format for long-term scalability
- Improve user experience
- Differentiate with smart reporting that capitalizes on industry experience
- Reduce maintenance costs drastically (they saved 75% on hosting costs alone)
The problem
When Dokeos broke into the industry helping companies set up e-learning programs, it was well-received.
The company was the only provider of its kind and easily reached hundreds of corporate clients. However, with each new customized release, maintenance became more of a burden. Each time the team fixed a bug, it required fixing the base software as well as each client’s customized version.
The high degree of customization and cost of hosting was becoming prohibitively expensive.
The goals
Belighted helped the company pivot and meet the following goals:
- Simplify its offering into SaaS format for long-term scalability
- Improve user experience
- Differentiate with smart reporting that capitalizes on industry experience
- Reduce maintenance costs drastically (they saved 75% on hosting costs alone)
The solution
Innovate, Find a Scalable Product Market Fit
Customization was attractive to customers. But this heavy customization work for each new client meant a major shift if the company was to scale further and keep its maintenance costs under control. A new competitor had also emerged. The Dokeos team wanted to innovate, improve their existing solution, and reposition themselves to capitalize on their decade of experience in the LMS industry. The team also saw an opportunity to serve instructors and course administrators, who create content and manage relationships, as well as the course participants. It was time to update the user interface to meet the modern expectations of their audiences.
Pivot the Application to a SaaS Model
Previously, Dokeos would need to set up a new server for each client and customize the software. By updating the application to a SaaS platform and providing a simplified standard product, the company could drastically reduce its costs. The SaaS model also allowed Dokeos to offer customization options that a client could activate and pay for. Dokeos needed a complete rework of its existing application in order to do this. After determining the strategy, the next step was to create a prototype of the proposed new system in a Design Sprint. Then we built an MVP that could be launched into the market.
Most clients come to us because they need help with product development. What makes clients want to continue working with us is the value our team adds on top of that. The Dokeos team considered hiring more staff to develop the MVP internally but realized that Belighted filled several roles efficiently: project manager, front and back end programmers, and UX/UI designer. The collaboration has produced positive results. It made sense to continue working together.
Belighted helped Dokeos standardize its software offering into one database so a core program could be made available to every customer easily. And, to continue to differentiate from competition, the company offered some customizable options that could be activated as add-ons and built in reporting functionality that went deeper than other offerings on the market.
The results
The Dokeos team continued to work with Belighted to rework its app, capitalizing on our experience and learning from our product development methods:
- Lean approach: prioritizing work on the features that bring the most value.
- Agility: working on small feature improvements and testing to gather feedback.
- Efficiency: standardizing a product and creating a team with well-defined roles to facilitate the decision-making and client management process.
Dokeos released the reworked app in March 2018 and it has been well received in the months since.
Hosting costs decreased by 75% immediately.
There is still much to be done. Dokeos plans to continue to evolve to serve its customers with the best technology and suite of e-learning tools, adding more features and more reporting functions in the future.